Ügyiratkezelés – kicsit másképp
Az irodai titkár 13. évfolyammal az ügyiratkezelés folyamatába tekinthettünk bele egy multinacionális cégnél, melynek a Dokumentumkezelő osztályát jártuk körbe és mutatták be nekünk a folyamatokat. Először bemutatták a céget, hogy mivel foglalkozik, mi a tevékenységi köre, milyen osztályaik vannak. Utána kiscsoportban bevittek minket a Dokumentumkezelő osztályra, ott a „Docu city” a neve. Az osztályon három csoport van a beérkező csoport, a digitális csoport és a kimenő csoport.
Az iratokkal kapcsolatos tevékenység összefoglaló neve az iratkezelés, ami magában foglalja az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását.
Az ügyiratkezelés alapvető feladat, hogy gyorsan és pontosan lehetővé tegye az iratok eljuttatását az ügyintézőkhöz, valamint biztosítsa az iratok visszakeresését.
A beérkező csoport foglalkozik a céghez beérkező levelekkel, a postabontással, azok szortírozásával, ahol kialakult egy megfelelő technika, hogy ki mivel foglalkozik, melyik munkatevékenységet végzi el az adott csoporton belül.
Az iratok utána a digitális csoporthoz kerülnek, ott mindent digitalizálnak és szétválogatják őket, hogy utána kihez kerül az irat és meddig is kell tárolni őket.
A kimenő csoport pedig a levelek továbbításáért felelős, van külön postázó részlegük is. Ezeket a munkafolyamatokat pontról pontra elmondták a hallgatóknak, hogy mi miért követi egymást és, hogyan lehet a leghatékonyabban együttműködni és dolgozni. Külön rendszer méri a dolgozókat, a csoportokat, hogy ki mennyi idő alatt végzi el a rábízott feladatokat. Ha valakinek nagyon sok a munkája, akkor annak besegítenek. A csoportvezetők folyamatosan ellenőrzik a munkát, hogy még hatékonyabbak legyenek. A különböző iroda technikai eszközök segítik a munkájukat pl. számítógép, szkenner, fénymásoló, tároló szekrények, borítékoló gép stb.
A környezet nagyon barátságos és fiatal munkaerőkkel dolgoznak. Vannak közösségi terek is, ahol többször találkozhatnak egymással és kikapcsolódhatnak az itt dolgozók.
Nagyon hasznos és érdekes volt a hallgatók számára gyakorlati szempontból is tapasztalni az iratkezelés folyamatát.
